În practica clinică, este destul de dificil să gestionezi proactiv programarea pacienților pentru a facilita o calitate mai bună a furnizării serviciilor de sănătate și a îmbunătăți satisfacția pacienților. De exemplu, programările sunt făcute pentru 20 minute, indiferent de diagnostic și de cât de probabil este ca această programare să dureze mai puțin sau mai mult.

Într-un studiu desfășurat în clinica de management al durerii Montefiore Chronic Pain Clinic din Statele Unite ale Americii, o clinică ambulatorie de management multidisciplinar al durerii din cadrul unui spital universitar, cercetătorii au aplicat o tehnică de analiză folosită de obicei în procesele de producție, pentru a identifica oportunități de îmbunătățire a calității îngrijirilor.

Clinica utilizează 4 camere de examinare și o cameră de procedură. Intervale de 15 minute sunt alocate vizitelor ulterioare, în timp ce vizitele inițiale, ale unor pacienți noi (pacienți care nu au mai fost văzuți de specialiștii din divizia de management al durerii cronice a spitalului în ultimii 3 ani), sunt programate la intervale de 30 de minute. Aceste intervale scurte urmăresc să ia în calcul și rata așteptată de 15% a pacienților care nu se mai prezintă la vizită, ceea ce înseamnă că vizitele pot, de fapt, să dureze mai mult decât intervalele programate.

Studiul a acoperit un eșantion, observat într-un interval de 5 zile, de timpi de așteptare și de consult, cu scopul de a identifica ineficiențe de programare și a reduce timpii de așteptare. Datele au fost colectate de la 81 de pacienți adulți care au fost programați la clinică în 5 zile diferite. Toti pacienții erau sub îngrijirea unui medic specializat în managementul durerii cronice.

Eșantionul a inclus atât vizite inițiale, ale unor pacienți noi, cât și vizite ulterioare, ale unor pacienți existenți ai clinicii. Diagnosticele pacienților au fost înregistrate și documentate  într-una dintre cele 6 categorii următoare, în funcție de simptomele principale – durere de spate sau gât, radiculitis cervical/lombar, durere facială, durere abdominală și/sau pelvică cronică, alte dureri articulare, mialgie, diverse (de exemplu, sindromul de durere regională complexă, scleroza multiplă, neuropatie diabetică).

Datele colectate au inclus ora programării, ora la care a sosit pacientul, ora la care acesta a intrat în camera de examinare, ora la care medicul a intrat în camera de examinare și ora la care pacientul și medicul au părăsit camera de examinare, precum și diagnosticul legat de tipul de durere, tipul vizitei (inițială sau ulterioară) și dacă pacientul a venit la programare sau nu.

Timpul total al consultului a fost definit ca timpul total pe care medicul l-a petrecut cu pacientul în camera de examinare sau procedură. Timpul total de așteptare a fost definit ca timpul petrecut de pacient în sala de așteptare sau în camera de examinare, fără ca medicul să fie prezent.

Cele 5 zile alese pentru studiul de față au inclus 101 programări, dintre care 20 nu s-au materializat, deoarece pacientul nu s-a prezentat. Din cei 81 pacienți, 69 erau pacienți existenți ai clinicii în momentul în care s-a desfășurat studiul, restul fiind pacienți noi. Două dintre cele cinci zile au inclus doar pacienți existenți.

Durata mediană a zilei clinice (timpul trecut de la prima programare până la finalizarea ultimei programări) a fost 5 ore și 55 de minute (intervalul a fost de la 3 h și 33 de minute la 6 ore și 24 de minute), cu o mediană de 17 (interval 12-20) de consulturi. Pacienții noi au fost văzuți, de obicei, de rezidenți, pentru pregătirea acestora, la fel întâmplându-se și cu pacienții existenți, văzuți de rezidenți pentru aceleași motive, clinica aparținând de un spital universitar.

Conform politicii clinicii, pacienții care au întârziat mai mult de 15 minute după ora programării au fost reprogramați pentru o dată ulterioară și înregistrați ca o programare ratată. Toate cele 5 zile incluse în studiu au avut o pauză de 45 de minute pentru a se lua în calcul pauzele personalului clinicii, deși personalul a evaluat pacienți chiar și în timpul pauzelor.

Timpul median al vizitei a fost de 72,5 minute pentru pacienții noi – un timp median de așteptare de 42 minute și un timp de consult de 24 minute. Pentru pacienții existenți, timpul median al vizitei a fost de 58 minute, incluzând un timp median de așteptare de 30 de minute și un timp de consult de 16 minute.

Dacă timpul median de consult a fost de 18 minute, acesta a fost în mod semnificativ diferit în funcție de diagnostic – de exemplu, pentru durere facială, timpul median de consult a fost de 23 de minute, pentru durere abdominală și/sau pelvică – 21,5 minute sau radiculitis cervical sau lombar – 16 minute. Cele mai scurte durate de consult au fost pentru pacienții cu mialgie (8 minute) și alte dureri articulare (9 minute), aceste grupuri fiind și cele care nu inclus pacienți noi în eșantionul studiului.

Anumite diagnostice tind să ducă la consulturi mai lungi.

Mai specific, acestea au fost durerea facială și durerea abdominală și/sau pelvică.

Aceste vizite au fost mai lungi pentru mai multe motive, inclusiv nevoia de a avea discuții cuprinzătoare despre beneficiile și riscurile anumitor analgezice.

Timpul de consult (în minute) în funcție de diagnostic, University of Pittsburgh Medical Center pain clinic, martie 2016.

Supra-programările au fost observate cel mai des în jurul orei 9:30, în timp ce sub-programările au fost după ora 13:00.

Analiza eficienței programărilor a scos la iveală câțiva factori care au contribuit la apariția ineficiențelor. De exemplu, o programare de 15 minute pentru un pacient existent este nerealistă în cazul anumitor diagnostice, având în vedere nevoia pentru mai mult timp de examinare în cazul anumitor tipuri de durere. Programarea inadecvată nu numai că afectează satisfacția pacienților, ci și calitatea îngrijirilor medicale.

Programarea în funcție de diagnostic în loc de alocarea a 15 minute pentru pacienții existenți și 30 de minute pentru pacienții noi se poate dovedi mult mai eficientă. De exemplu, programarea pentru pacienții cu mialgie, diverse dureri sau dureri articulare poate fi de 15 minute și de 30 minute pentru radiculitis cervical sau lombar, lumbago, dureri faciale sau dureri abdominale și/sau pelvice cronice.

De asemenea, utilizarea camerei de examinare s-a dovedit ineficientă, cu aproximativ 62% timp neutilizat pentru examinarea efectivă. În plus, se consideră că acest timp neutilizat pentru consult îi oferă pacientului mai mult timp să se îngrijoreze cu privire la motivele vizitei sale acolo.

Asemenea timpi morți pot fi, însă, o oportunitate pentru educarea pacientului cu privire la managementul durerii folosind materiale tipărite sau digitale sau pentru completarea unor chestionare cu privire la rezultatele medicale.  Acești timpi morți mai pot fi folosiți și pentru folosirea unor tehnici complementare care încurajează relaxarea pacienților.

Îmbunătățirea eficienței programărilor ar duce la creșterea satisfacției pacienților și, în același timp, s-ar putea adăuga, pe lista de consulturi dintr-o anumită zi, pacienți suplimentari, dacă ar putea fi folosite perioadele de sub-programare dintr-o zi, observate în timpul studiului.

Eficiența clinică poate fi îmbunătățită nu numai prin schimbarea duratei programărilor în funcție de diagnostic, dar și prin alte strategii – de exemplu, se pot folosi simulări pe calculator cu privire la numărul optim de cadre medicale necesare în anumite zile sau pentru a identifica cauzele întârzierilor fluxurilor de pacienți.

O provocare a schimbării modalității de programare spre o abordare bazată pe diagnostic ar fi nevoia ca personalul administrativ care face programările să aibă cunoștințe medicale de bază pentru a determina categoria de diagnostic a unui pacient care dorește o programare.

În plus, categorizarea pacienților în anumite grupe specifice de diagnostice este, de multe ori, o super-simplificare, aceasta neputându-se face în multe cazuri din cauza diagnosticelor care se suprapun, a severității unei afecțiuni sau a diagnosticelor multiple.

Acest studiu a demonstrat, totuși, că schimbarea abordării programărilor poate îmbunătăți eficiența clinică și satisfacția pacienților.

Următorul pas care trebuie făcut este un nou studiu al timpilor de așteptare și de consult după ce o asemenea schimbare a programării în funcție de categoria de diagnostic este implementată, pentru a se valida concluziile din acest prim studiu pe care vi l-am prezentat în articolul de față.

 

Mirela Mustață – Redactor executiv E-asistent

Traducere și adaptare dupăhttps://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6301303/

Imagine: Pinterest – Swish Clinic waiting room